tuv iso

agencja extreme brief     Brief idealny istnieje

 

Fundamentem współpracy agencji i zleceniodawcy jest dobry brief. 

    Podobnie jak dom należy budować na solidnych fundamentach również imprezę firmową trzeba rozpocząć od dobrej podstawy. Taką podstawą ze strony zleceniodawcy jest stworzenie idealnego briefu. Od odpowiednio skonstruowanego zapytania ofertowego może zależeć wybór partnera biznesowego, który zorganizuje wydarzenie, ale także współpraca na linii zleceniodawca - organizator. W oczywisty sposób przekłada to się na końcowy sukces w postaci eventu, który zachwyci wszystkich gości. Okazuje się, że napisanie idealnego zapytania ofertowego to sztuka, w której arkana nie wszyscy klienci są wtajemniczeni.

 Czym jest brief 

    Aby zrozumieć jak powinien wyglądać idealny brief warto sięgnąć do jego definicji, czyli na chwilę powrócić do teorii. W języku angielskim słowo „brief” to przymiotnik oznaczający krótki, zwięzły, treściwy. Może być także rzeczownikiem, który oznacza streszczenie sprawy np. sądowej. Briefy pojawiły się początkowo w agencjach reklamowych i definiowane były najczęściej jako podstawowy dokument zawierający zestaw informacji użytecznych w procesie tworzenia kampanii reklamowej. Zawarte w nim informacje najczęściej dotyczyły odbiorców, reklamy, głównych celów kampanii, analizy rynku, budżetu, idei i pomysłów związanych z realizacją projektu. Brief ze świata reklamy w naturalny sposób przeszedł do rynku event marketingu, a następnie do całej branży MICE. Zasadnicza budowa briefu jego cechy charakterystyczne takie jak zwięzłość i treściwość pozostały niezmienne. Jednak warto pamiętać, że brief przygotowany dla agencji eventowej czy incentive różni się od tych, które wymagane są przez agencje reklamowe. Oto kilka zasad, które pomogą stworzyć eventowy brief idealny. 

Zawsze warto się przedstawić 

    W przygotowaniu briefu, zwłaszcza takiego, który kierowany jest do nowej agencji należy zawrzeć krótką, ale treściwą charakterystykę firmy. Informacje backgroundowe są zawsze przydatne. Trzeba jednak pamiętać, aby nie były zbyt długie. Dla agencji istotna jest przede wszystkim informacja o tym dla jakiego działu firmy ma być realizowana impreza (np. dział sprzedaży, HR, PR, itp.) oraz jakie działanie marketingowe podejmowano dotychczas – np. jeżeli brief jest na coroczne spotkanie dla pracowników, dobrze jest ujawnić, jak takie spotkania dotychczas wyglądały i gdzie były organizowane. W briefie trzeba także zaznaczyć podział obowiązków między klientem a organizatorem. Jeżeli zleceniodawca chce się zająć jakąś konkretną częścią przygotowań powinno to być uwzględnione w dokumencie. Doświadczenia obu stron pokazują jednak, że najwygodniejszą formą zarówno dla zleceniodawcy jak i organizatora jest powierzenie kompleksowej obsługi wydarzenia jednej firmie. Pozwala to agencji na pełną kontrolę nad wszystkimi elementami eventu, a klientowi na sprawne zarządzanie całym procesem przygotowawczym.

Wymarzony event 

    Najważniejszą rzeczą, która musi się znaleźć w prawidłowo napisanym briefie eventowym są oczekiwania co do imprezy. Podstawowy zadaniem tego dokumentu jest bowiem jasne sprecyzowanie tego, co oczekuje klient od agencji, czyli w praktyce jak powinna wyglądać impreza, konferencja, czy wyjazd, którego organizację klient chce powierzyć. W tym miejscu można pozwolić sobie na większą swobodę i opisać wymarzony event jak najbardziej szczegółowo. Oczywiście można zostawić organizatorowi dość duże pole do konstruowania kreatywnej oferty, jednak im bardziej szczegółowo w briefie zostaną określone oczekiwania, tym bardziej celna, trafiona w gusta zleceniodawcy będzie późniejsza oferta przesłana w odpowiedzi. Często zdarza się, że agencje nie stosują się do wszystkich wytycznych umieszczonych w zapytaniu, ale mając je podane mogą się wzorować i zaproponować podobne, choć być może bardziej kreatywne czy nowoczesne rozwiązania. W dokumencie tym obowiązkowo muszą znaleźć się takie informacje jak, rodzaj eventu (kongres, gala, impreza integracyjna, wyjazd incentive, etc.), jego charakter (uroczysty, luźny, itp.), miejsce i termin, grupa docelowa oraz budżet. Bardzo istotne jest, aby dokument był maksymalnie klarowny i informował o tym, jaki jest cel organizowanej imprezy. Aby uniknąć nietrafionych pomysłów w briefie należy również zamieścić informację o tym, co zdecydowanie nie powinno się znaleźć w ofercie. Mogą być to np. destynacje, które grupa już widziała i nie ma sensu się powtarzać, typowe atrakcje, które z jakiś powodów też nie są mile widziane, czy nawet podwykonawcy, z którymi z różnych względów nie chcemy pracować. Im bardziej szczegółowy brief, tym łatwiej agencji przygotować ofertę „uszytą na miarę”.

O pieniądzach się (nie) dyskutuje 

    Przedstawiciele agencji przekonują, że obowiązkową pozycją, która musi znaleźć się w briefie jest maksymalny budżet, jaki klient zamierza wydać na imprezę. Jego znajomość pozwoli agencji na dobranie takich elementów imprezy, które przyniosą najlepsze oczekiwane efekty. W praktyce okazuje się jednak, że warto podać nieco niższą wartość budżetu niż rzeczywisty budżet maksymalny. Ponieważ bardzo często organizatorzy proponują rozwiązania, które przekraczają budżet, ale warto je zastosować z różnych względów. Profesjonalne firmy już na etapie planowania realizacji przekraczają budżet tylko w porozumieniu z klientem. Jeżeli rozwiązanie zaproponowane przez agencję jest naprawdę ciekawe, warto mieć rezerwę budżetową. Dzięki niej można zdecydować się na nieco droższy element eventu, który może przesądzić o sukcesie całego wydarzenia. Naprawdę udana impreza zazwyczaj przekłada się na sukces marketingowy firmy. Dlatego warto dać sobie szansę na zainwestowanie odpowiedniej kwoty. Oprócz budżetów bardzo ważną kwestią, która często jest źródłem konfliktów na linii zleceniodawca – klient jest czas na przygotowanie oferty. Wyznaczony w briefie termin powinien być uzależniony przede wszystkim od stopnia skomplikowania wydarzenia, oraz od elementów jakie są wymagane na etapie przetargowym – wizualizacji, projektów graficznych, szczegółowej wyceny, etc. Organizatorzy podkreślają, że optymalny termin to około 14 dni. W tym czasie agencja jest w stanie przygotować oryginalną i profesjonalną ofertę.

Jak wybrać partnera 

    Kontrowersje na rynku MICE wzbudza ilość agencji, do których wysyłane są briefy. Zdarzają się zleceniodawcy, którzy potrafią wysłać ten sam brief nawet do 50 organizatorów. Taka praktyka nie sprzyja żadnej ze stron. Brief powinien zostać wysłany do maksymalnie 3-5 agencji. Briefowanie większej liczby oferentów wpłynie na niepotrzebne, sztuczne zawyżanie cen na rynku. Podczas przygotowania do danej imprezy agencje bardzo często kontaktują się z tymi samymi podwykonawcami (lokalizacje, gwiazdy etc.), a ci zaczynają podwyższać stawki, ze względu na duże zainteresowanie ich usługami. Zdecydowanie korzystniejszym rozwiązaniem jest wysłanie briefu do firm, które specjalizują się w przygotowywaniu dokładnie takich wydarzeń, jakie zamierzamy zlecić. Należy zwrócić uwagę również na to, jak długo działa na rynku dana agencja, czy ma stabilną sytuację finansową, ugruntowaną pozycję, odpowiednie zaplecze logistyczne, kreatywny zespół i bogate doświadczenie. Warto także sprawdzić referencje tych firm.

MICE Poland Meetings Incentives Conferences Events


Realizacja ORTH Multimedia

Copyright © 2013. Agencja Extreme